Regulamin

1. Zakres i Zastosowanie
1.1. Niniejsze Warunki Współpracy regulują zasady współpracy między Laboratorium Protetycznym („Laboratorium”) a Gabinetami Stomatologicznymi lub licencjonowanymi Lekarzami Dentystami („Gabinet”) w zakresie wykonywania indywidualnych wyrobów medycznych – protez stomatologicznych oraz usług pokrewnych, w tym między innymi: protez częściowych i całkowitych, odbudów protetycznych, napraw, podścieleń, szyn, ochraniaczy zgryzowych, uzupełnień estetycznych, usług cyfrowego projektowania oraz konsultacji.
1.2. Niniejsze Warunki mają zastosowanie do wszystkich zleceń przekazanych Laboratorium.
1.3. Złożenie zlecenia przez Gabinet stanowi zawarcie wiążącej umowy i oznacza pełną akceptację niniejszych Warunków, obowiązującego cennika oraz polityk operacyjnych i finansowych, niezależnie od podpisu.
1.4. Laboratorium zastrzega sobie prawo do zmiany Warunków w dowolnym momencie. Zaktualizowane warunki obowiązują od momentu publikacji i dotyczą wszystkich nowych zleceń. W przypadku istotnych zmian, Laboratorium poinformuje o nich dotychczasowych Klientów.
1.5. Złożenie zlecenia równoznaczne jest z rozpoczęciem odpłatnej usługi.

2. Obowiązki Stron

2.1. Obowiązki Laboratorium:
Laboratorium zobowiązuje się do:
2.1.1. Wykonywania prac protetycznych na podstawie pisemnych zleceń wystawionych na oficjalnych formularzach (L50-30-06) przez licencjonowanych lekarzy dentystów lub upoważniony personel.
2.1.2. Stosowania materiałów posiadających certyfikaty CE oraz uznanych technik zgodnych z przepisami UE dotyczącymi wyrobów medycznych.
2.1.3. Staranności, precyzji oraz profesjonalizmu przy realizacji każdego zlecenia.
2.1.4. Realizacji każdego zlecenia pod numerem Zlecenia Produkcyjnego oraz bieżącego śledzenia jego statusu.
2.1.5. Udostępnienia formularzy śledzenia zawierających numer Zlecenia Produkcyjnego oraz miejsce na numer wewnętrzny i uwagi Gabinetu.
2.1.6. Terminowej produkcji i dostawy; w przypadku opóźnień Laboratorium niezwłocznie poinformuje Gabinet.
2.1.7. Odpowiadania na zapytania w godzinach pracy; komunikacja poza godzinami pracy odbywa się według uznania Laboratorium.
2.1.8. Laboratorium nie ocenia zasadności klinicznej zlecenia. Brak sprzeciwu nie oznacza akceptacji ani współodpowiedzialności klinicznej.
2.1.9. Karty charakterystyki (MSDS), certyfikaty CE oraz deklaracje zgodności dostępne są na pisemne żądanie. Ich udostępnienie nie wpływa na harmonogram produkcji ani zobowiązania płatnicze.

2.2. Obowiązki Gabinetu:
Gabinet zobowiązuje się do:
2.2.1. Składania zleceń wyłącznie na oficjalnym formularzu (L50-30-06), kompletnie wypełnionym. Zlecenia mogą być składane wyłącznie przez osoby upoważnione. Gabinet odpowiada za zgodność zlecenia z wewnętrzną autoryzacją.
2.2.2. Nadawania unikalnego numeru wewnętrznego każdemu przypadkowi i stosowania go we wszystkich dokumentach.
2.2.3. Minimalizowania danych osobowych pacjenta – należy stosować identyfikator wewnętrzny zamiast imienia i nazwiska.
2.2.4. Przesyłania czystych, zdezynfekowanych modeli, wycisków i materiałów klinicznych. Gabinet ponosi pełną odpowiedzialność za zanieczyszczenia, uszkodzenia oraz błędne oznaczenia.
2.2.5. Pełnej odpowiedzialności za poprawność kliniczną zlecenia, w tym zgryz, projekt, kolorystykę i estetykę. Dotyczy to również wszystkich przesłanych materiałów: wycisków, rejestracji zwarcia, modeli, parametrów estetycznych i projektowych.
2.2.6. Zgłaszania wszelkich modyfikacji wyłącznie na piśmie. Ustne zmiany nie są wiążące. Wszystkie zmiany należy odnotować w formularzu lub potwierdzić e-mailowo.
2.2.7. Informowania Laboratorium o ryzykach zakaźnych, nieobecności pacjenta lub zmianach wpływających na produkcję.
2.2.8. Informowania pacjenta o ograniczeniach leczenia, ryzyku, efektach, instrukcjach użytkowania oraz kosztach.
2.2.9. Potwierdzania wszystkich czynników klinicznych (dopasowanie, zgryz, estetyka) podczas etapu przymiarki. Przesłanie pracy do wykonania ostatecznego oznacza pełną akceptację.
2.2.10. Przyjęcia odpowiedzialności finansowej za błędy w zleceniu, w tym poprawki, materiały i opóźnienia.
2.2.11. Odpowiedzialności za wykonane prace po ich dostarczeniu.
2.2.12. Posiadania ważnego ubezpieczenia OC zawodowego obejmującego decyzje kliniczne.

 

3. Zlecenia i Dokumentacja
3.1. Formularze zleceń muszą być wypełnione zgodnie z wymaganiami dla danego typu pracy. Brak wymaganych informacji zwalnia Laboratorium z odpowiedzialności za dopasowanie i może opóźnić realizację.
3.2. Formularz śledzenia Laboratorium stanowi wiążące podsumowanie zlecenia.
3.3. Wszelkie zmiany muszą być złożone na piśmie. Należy je wpisać w sekcję „Uwagi Gabinetu” przy składaniu zlecenia pośredniego. Zmiany ustne nie są wiążące.
3.4. Laboratorium może odrzucić zlecenia niebezpieczne, niekompletne lub niespełniające standardów.
3.5. Gabinet nie może wycofać ani odmówić zapłaty za wykonane zlecenie z powodu niezadowolenia pacjenta, zmiany planu leczenia lub błędów w przesłanych materiałach – pod warunkiem, że Laboratorium wykonało pracę zgodnie z dostarczonym zleceniem.

 

4. Wykonanie i Dopasowanie Kliniczne
4.1. Laboratorium wykonuje pracę wyłącznie na podstawie otrzymanych materiałów i instrukcji. Nie odpowiada za planowanie leczenia. W przypadku widocznych nieprawidłowości może poinformować Gabinet, ale odpowiedzialność pozostaje po stronie zlecającego.
4.2. Jeśli praca pasuje do modelu i spełnia przesłane wytyczne, Gabinet przejmuje pełną odpowiedzialność za komfort pacjenta i dopasowanie kliniczne. Prace wykonane na podstawie nieprawidłowych materiałów nie podlegają gwarancji.
4.3. Etap przymiarki jest ostatnią szansą na wprowadzenie korekt. Przesłanie pracy do realizacji ostatecznej jest równoznaczne z akceptacją. Zmiany po tym etapie będą traktowane jako nowe zlecenie.

 

5. Terminy i Prace Priorytetowe
5.1. Terminy realizacji ustalane są na podstawie obciążenia, złożoności oraz realiów klinicznych.
5.2. Zlecenia „na cito” wiążą się z:
    • dopłatą 30%,
    • oznaczeniem jako priorytetowe przez Laboratorium,
    • uprzednim potwierdzeniem terminu.
5.3. „Na cito” oznacza priorytetową kolejkę, a nie gwarantowany czas wykonania. Opłata jest bezzwrotna po rozpoczęciu produkcji.

 

6. Rozliczenia i Płatności
6.1. Zlecenia fakturowane są zgodnie z cennikiem lub indywidualną wyceną. W przypadku złożonych prac, cena może ulec zmianie w trakcie realizacji.
6.2. Faktura zawiera numer Zlecenia Produkcyjnego oraz dodatkowe opłaty.
6.3. Termin płatności wynosi 14 dni kalendarzowych od daty wystawienia faktury.
6.4. W przypadku opóźnienia Laboratorium ma prawo:
    • naliczyć odsetki ustawowe (art. 481 §1 Kodeksu cywilnego),
    • doliczyć rekompensatę za koszty windykacyjne,
    • zażądać przedpłaty,
    • wymagać płatności za pobraniem,
    • wstrzymać realizację wszystkich zleceń,
    • podjąć działania windykacyjne.
6.5. Zmiana danych na fakturze nie wpływa na termin płatności.
6.6. Anulowane zlecenia po rozpoczęciu produkcji mogą być fakturowane do 100%.
6.7. Brak aktywności w sprawie przez ponad 45 dni skutkuje fakturą za wykonaną część pracy.
6.8. Zmiana właściciela, upadłość lub restrukturyzacja nie zwalnia z obowiązku zapłaty.
6.9. Spory z pacjentem lub wewnętrzne problemy Gabinetu nie stanowią podstawy do wstrzymania zapłaty.
6.10. Płatności dokonywane są przelewem na konto wskazane na fakturze.

 

7. Korekty i Opłaty Dodatkowe
7.1. Zmiany planu leczenia są odpłatne i wymagają pisemnej formy.
7.2. Dodatkowe prace lub materiały są wyceniane i wpisywane w sekcję „Uwagi Laboratorium”.
7.3. Reklamacje należy zgłosić w ciągu 14 dni. Użytkowanie lub modyfikacja pracy oznacza utratę prawa do bezpłatnej korekty.
7.4. Zwracane prace muszą być oczyszczone i zdezynfekowane z wydzielin i krwii – w przeciwnym razie naliczane są opłaty i opóźnienia.

 

8. Gwarancja i Odpowiedzialność Kliniczna
8.1. Gwarancja 12 miesięcy obejmuje wyłącznie wady materiałowe i wykonawcze.
8.2. Gwarancja nie obejmuje:
    • prac wykonanych na niewłaściwych wyciskach,
    • błędów w zgryzie, kolorze, projekcie,
    • subiektywnego niezadowolenia pacjenta,
    • zmian anatomicznych pacjenta,
    • braku podścielenia protez tymczasowych,
    • niestandardowych warunków zwarcia,
    • uszkodzeń mechanicznych,
    • modyfikacji po dostawie,
    • alergii (chyba, że potwierdzono użycie alergenu wbrew instrukcji).
8.3. Reklamacje dopasowania wymagają:
    • pisemnego zgłoszenia w ciągu 14 dni,
    • czystej pracy,
    • oceny przez Laboratorium.
    Potwierdzone błędy produkcyjne są poprawiane bezpłatnie. W pozostałych przypadkach koszty ponosi Gabinet.
8.4. Powtórne wykonanie pracy możliwe jest wyłącznie w przypadku:
    • udokumentowanego błędu materiałowego lub wykonawczego,
    • niezgodności z receptą,
    • przestrzegania wszystkich procedur zwrotu i oceny.

 

9. Konsultacje i Kontakt z Pacjentem
9.1. Laboratorium może oferować konsultacje techniczne z Dentystą, a za zgodą – również z pacjentem.
9.2. Usługi te są odpłatne i nie przenoszą odpowiedzialności klinicznej na Laboratorium.
9.3. Odpowiedzialność za komunikację z pacjentem spoczywa wyłącznie na Gabinecie.

 

10. Poufność i Ochrona Danych
10.1. Obie strony zobowiązują się do zachowania poufności informacji technicznych, handlowych i klinicznych.
10.2. Gabinet jest administratorem danych i zapewnia podstawę prawną do ich przekazania.
10.3. Przekazywane dane muszą być ograniczone do minimum. Laboratorium może usunąć zbędne dane i zawiesić realizację do czasu korekty.
10.4. Gabinet zobowiązuje się do zabezpieczenia Laboratorium przed roszczeniami związanymi z naruszeniem RODO.

 

11. Postanowienia Końcowe
11.1. Zmiany Warunków wymagają formy pisemnej. Brak sprzeciwu nie oznacza zgody.
11.2. Warunki podlegają prawu polskiemu. Właściwym sądem jest sąd miejsca rejestracji Laboratorium.

11.3. Gabinet pozostaje odpowiedzialny za zobowiązania niezależnie od upadłości lub sprzedaży.
11.4. Laboratorium może według uznania odstąpić od niektórych postanowień – bez tworzenia precedensu.
11.5. Obie strony zobowiązują się do działania w dobrej wierze i z poszanowaniem etyki zawodowej. Powtarzające się wrogie działania mogą zostać uznane za naruszenie umowy i skutkować natychmiastowym zakończeniem współpracy.

 

Wersja 19.05.2025